Sari Soivio Käki, 31.1.2025
Työyhteisösovittelu käsitteenä on monelle vieras ja saattaa kuulostaa pelottavalta. Vaikka rikosasioissa sovittelua pidetään turhankin lempeänä keinona, työkontekstissa sitä pidetään jopa rangaistuksena. Kyseessä on kuitenkin äärimmäisen tehokas työyhteisöä tervehdyttävä prosessi, jonka toivoisi tulevan laajemmaltikin tunnetuksi.
Käsittelen tässä blogissa sovittelun kulkua case-esimerkkien kautta, kuitenkin niin, ettei osallistujia voida tunnistaa. Mukana on monen eri toimialan sovitteluja, niin teollisuusyrityksiä, talouspalveluita kuin oppilaitosmaailmankin toimijoita.
Vaikka sovittelua saa pyytää kuka tahansa, useimmiten ensimmäinen yhteydenotto tulee hätääntyneeltä HR-päälliköltä tai esihenkilöltä. Tyypillisesti kyseessä on pitkään jatkunut ilmapiiriongelma, joka on syystä tai toisesta nyt eskaloitunut. Omat sovitteluni ovat alkaneet esimerkiksi, kun yhteisössä on kerätty nimilistaa yhden henkilön irtisanomiseksi tai kun tulehtuneet henkilökemiat näkyvät sairaspoissaoloina.
Ensin rauhoitan sovittelun pyytäjän: Tilanteessa ei ole mitään poikkeuksellista tai hävettävää. Ristiriitoja on jokaisessa yhteisössä, se on inhimillistä. Tärkeämpää on se, että ne ratkotaan kaikkia osapuolia arvostavalla tavalla. Sitten kartoitan, mitä on tapahtunut, millaisia puuttumiskeinoja aiemmin on yritetty ja keitä kaikkia asia koskettaa. Tämän jälkeen sovitaan etenemistavasta.
Jos sovitteluun päädytään, aloitetaan kaikille asianomaisille yhteisellä infotilaisuudella. Siellä kerrotaan prosessin kulku ja vastataan mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Vastaanotto on usein moninainen. Osa ahdistuu entisestään, koska pelkäävät tilanteen pahenevan. Osa kokee helpotusta, kun asioihin vihdoin puututaan. Osa ei ymmärrä, miten asia liittyy heihin – joko siksi, ettei se liitykään tai siksi, että he eivät kykene tai halua nähdä omaa osuuttaan tilanteessa.
Seuraavaksi käynnistyvät yksilökeskustelut. Niihin pyydän ennalta miettimään, mihin asioihin ihmiset itse toivoisivat muutosta, mitä itse ovat valmiita tekemään ja mitä toivovat toisilta. Nämä yksilökeskustelut ovat alku sille, missä taika tapahtuu. On äärimmäisen tervehdyttävä kokemus saada turvallisessa ilmapiirissä kertoa, mitä on kokenut ja miltä se on tuntunut. Eräs mieleen jäänyt palaute tuli teollisuusalan konkarilta: ”Mä olen ollut tässä talossa 40 vuotta, ja ensimmäisen kerran musta tuntuu, että joku kuuntelee mua”. Tässä ollaan syvimmän perustarpeemme äärellä: haluamme tulla kuulluiksi ja nähdyiksi ilman tuomitsemista.
Yksilökeskusteluissa rohkaisen pohtimaan, mitä olisi hyvä tuoda yhteiseen keskusteluun. Kerron myös, että jos sama asia nousee esille toisen ja kolmannenkin kerran, on siihen yleensä syytä tarttua ryhmäkeskustelussakin. Usein sovin myös tällaisten asioiden raportoinnista anonyymisti yrityksen johdolle. Keskusteluissa toistuvat aiheet tuovat heille arvokasta tietoa työyhteisön tilanteesta: Näihin asioihin meillä energiaa suuntautuu, nämä aiheuttavat työpahoinvointia ja näitä meidän pitää seurata ja tarvittaessa puuttua.
Yksilökeskusteluiden jälkeen tilannetta lähdetään purkamaan joko pienemmissä ryhmissä tai kaikkien asianosaisten kesken. Alkuun käydään läpi keskustelun pelisäännöt, joihin kuuluvat mm. arvostava vuorovaikutus ja ratkaisukeskeisyys. Keskustelussa käydään läpi vain paikalla olijoihin liittyviä asioita ja pyritään kohti yhteistä hyvää syyllisten etsimisen sijaan. Osallistujilta tämä vaatii hyväntahtoisuutta ja kykyä nähdä oma osuutensa tapahtumissa. Monesti keskusteluissa rohkaistutaan kertomaan itseä pitkään vaivanneesta kokemuksesta ja huomataan, että kyse on ollut väärinymmärryksistä tai tulkintaeroista.
Ryhmäkeskustelun tavoitteena on luoda yhteinen ymmärrys riittävän hyvästä yhteistyön tasosta sekä sopia pelisäännöt, miten yhteistyötä saadaan toivotulle tasolle. Nämä pelisäännöt kirjataan sopimukseksi, jota kaikki sitoutuvat noudattamaan. Useimmiten sovittavat asiat ovat hyvinkin pieniä, mutta merkityksellisiä: tervehditään kaikkia töihin tullessa, annetaan työrauha sitä kaipaaville ja puhutaan asioista suoraan niiden kanssa, ketä se koskee. Sopimuksen synnyttyä varmistetaan sen täytäntöönpano sopimalla, miten osallistujat seuraavat etenemistä ja miten menetellään, jos sopimusta ei noudatetakaan.
Sovitteluprosessiin kuuluu myös seuranta. Aiheesta riippuen pidän jatkotapaamisen 1–3 kuukauden kuluessa ryhmäkeskustelusta. Siinä käydään läpi työyhteisön nykytilanne ja sopimuksen sisältö: kirjattiinko oikeita asioita, onko sovitussa pysytty ja jos ei, mistä se johtuu ja mitä sille voi tehdä. Usein HR tai esihenkilö on apuna seuraamalla tilannetta esim. Pulssi -kyselyn avulla. Joskus tarvitaan lisäapua esimerkiksi jatkosovittelun tai yksilöcoachauksen muodossa. Joskus joku tekee omat valintansa ja vaihtaa työpaikkaa, joskus taas esihenkilö joutuu puuttumaan, kun epäasiallinen käytös ei ole muuttunut sovittelusta huolimatta.
Tutkimusten mukaan yli 90 % sovitteluista kuitenkin onnistuu, myös ne, joita on jo koetettu ratkoa muilla keinoin. Avaimia onnistumiseen ovat hankalien tunteiden tunnistaminen ja käsittely, yhteinen vastuun otto ratkaisuun pääsemisestä ja rakentava vuorotus.
Sari Soivio Käki
Kirjoittaja on työyhteisösovittelija, Systemic Business Coach® sekä tiimi- ja johtamisvalmentaja